Biaya Sesungguhnya Sistem Komputer Kantor

Biaya Total Kepemilikan Sebuah Komputer di Lingkungan Perusahaan di Indonesia

 

 

“Ah, harga komputer baru khan sudah murah, Cuma 3.5 jt sudah dapet komputer, tinggal dipakai kerja deh…”

 

Begitu jawaban sahabat karib ketika ditanyakan biaya sebenarnya dari sebuah komputer kantor. Salahkah ? Tentu sangat tergantung lingkungan kerja si penjawab dan si penanya itu sendiri.

 

 

 

Pertanyaan ini sungguh menggelitik, mengingat penurunan harga komputer yang semakin murah di Indonesia, yang mengikuti trend penurunan harga komputer di tingkat global. Kenyataan ini ternyata tidak berpengaruh banyak untuk pasar corporate atau di tingkat perusahaan, karena komponen harga komputer hanya satu dari komponen harga penyusun di sistem komputer yang akan di gunakan di perusahaan.

 

Lingkungan yang akan di masukkan kedalam perhitungan adalah lingkungan perusahaan kelas menengah yang banyak terdapat di Indonesia. Yang menggunakan sistem berbasis Microsoft  dan masuk ke lingkungan Client Server berbasis domain Microsoft. Hardware yang dimasukkan perhitungan hanya komputer. Tidak dimasukkan perangkat pendukung, seperti akses internet, UPS, meja komputer, maupun printer dan sistem perkabelan, baik elektrik maupun data.

 

Biaya yang harus di perhatikan, berasal dari komponen :

• Biaya pembelian komputer.
• Biaya Warranty
• Biaya Sistem Operasi
• Biaya Software pengolah dokumen
• Biaya CAL Server
• Biaya CAL Exchange

Sedangkan biaya jasa perawatan dan instalasi baik dilakukan internal oleh Departemen IT  maupun oleh pihak luar, di kecualikan dari perhitungan kita.

 

*****

 

Biaya pembelian komputer dikenal dengan nama lain Computer Acquisition Cost, merupakan biaya yang perusahaan keluarkan untuk membeli satu set komputer desktop lengkap dengan monitornya. Dalam kasus ini akan saya masukkan sebuah PC workstation dari DELL.

 

Hardware diatas, biasanya hanya di dukung oleh garansi dari perusahaan pembuat/manufaktur selama 1 – 3 tahun. Oleh karena itu patut kita cari perusahaan yang memberikan dukungan purna jual untuk perangkat keras hingga 3 tahun. Ini untuk mengoptimalkan pengeluaran. Tapi pengoptimalan ini masih belum sesuai dengan nilai buku dari pihak finansial. Silahkan di cek silang dengan Departemen Keuangan di perusahaan, untuk setiap pembelian aset komputer. Dalam kasus ini akan saya masukkan angka depresiasi 5 tahun, yang merupakan angka wajar dan normal dalam perhitungan depresiasi aset perusahaan. Oleh karena itu, garansi perangkat keras akan kita naikkan juga dari 3 tahun menjadi 5 tahun. Biasanya perusahaan penyedia, akan bisa memberikan cara dan biaya penambahan garansi tersebut. Dalam hal ini, di dapat angka dari pihak DELL juga.

 

Apakah sebuah komputer siap digunakan setelah hardware tersedia ? Belum. Masih ada beberapa tahapan persiapan lagi, hingga komputer siap digunakan. Selanjutnya Operating System atau dikenal dengan sistem operasi  harus di instalasi di komputer tersebut. Gunakan lisensi OEM atau Original Equipment Manufacturer agar mendapatkan paket harga termurah dalam pembeliannya. Tanyakan pada pihak DELL dalam kasus ini. Gunakan sistem operasi yang paling sesuai dengan kondisi pengguna di lapangan. Untuk lisensi di perusahaan kelas menengah, di rekomendasikan kelas Professional. Dalam kasus ini, di saat ini (April 2011), disarankan menggunakan Microsoft Windows 7 Professional 32 bit. 32 bit atau 64 bit, sangat disarankan di putuskan secara detail oleh Departemen IT, mengingat korelasi atau hubungannya nanti dengan software yang akan di gunakan maupun perangkat keras lainnya yang berada dalam lingkup perusahaan.

 

 

Komputer sudah di nyalakan. Apakah sudah bisa bekerja ? ternyata juga masih belum lengkap. Mengapa ? Karena software pengolah dokumennya masih belum tersedia. Disini kita akan memakai software standar di perusahaan, yaitu Microsoft Office Suite 2010 Standard edition 32 bit.

 

Selanjutnya, dua biaya yang ada merupakan opsional bila komputer bersifat mandiri/independent atau lebih dikenal sebagai stand alone computer. Akan tetapi dalam penggunaannya di sistem perusahaan dimana integrasi ke jaringan dan sistem berbagi pakai dokumen menggunakan server dokumen, maka CAL (Client Access License atau Lisensi akses klien) harus di  beli agar kita dapat memakai sumberdaya server di komputer kita secara legal. Untuk berbagi pakai dokumen maupun otentikasi server, maka disediakan CAL Server. Sedangkan untuk menggunakan email dari sistem Exchange Server dari Microsoft, CAL Exchange mesti di dapat.

 

 

Perhitungan TCO nya :

Biaya pembelian komputer.	Rp         7,500,000
Biaya Warranty	Rp         2,500,000
Biaya Sistem Operasi	Rp         1,500,000
Biaya Software pengolah dokumen	Rp         4,500,000
Biaya CAL Server	Rp           300,000
Biaya CAL Exchange	Rp           650,000
	Rp       16,950,000

 

Bisa dilihat bahwa biaya yang akan di keluarkan oleh perusahaan kelas menengah untuk setiap penambahan satu orang staf karyawannya, membutuhkan biaya hampir mencapai 17 juta rupiah. Ini adalah biaya yang akan di keluarkan untuk pembelian komputer. Kesalahan utama dalam perkiraan harga sebuah komputer adalah tidak memasukkan umur garansi produk sesuai dengan sistem finansial perusahaan dan tidak memenuhi legalitas. Walaupun tanpa kedua hal ini terjadi penghematan luar biasa, akan tetapi sangat tidak disarankan.

 

Semoga informasi ini bermanfaat bagi perusahaan anda.

 

 

Note : DELL, bisa diganti kan dengan produk bisnis sejenis, seperti ACER, HP, Lenovo, dsb.

 

Note 2 : Microsoft bisa di gantikan dengan produk sejenis, seperti Linux dengan berbagai macam distronya.